Une nouvelle façon de faire du reporting à l'ère du web 2.0

Le problème du jour ?
Vous avez tous participé ou participez actuellemnt à des projets dans vos études supérieures, au lycée, en association et surtout au travail - et comme d'habitude il y a des consignes, des documents d'organisation, des présentations ppt, des comptes rendus de réunion, des rapports d'activités, (...) - que vous devez transmettre à vos responsables...par mail ou pire par clé usb..!

Ce que je vous propose c'est de vous faciliter la vie sur ce dernier niveau !

Avec un de mes collègues aux Arts et Métiers, nous avons mis en place une solution permettant de partager et travailler collaborativement sur des documents, et surtout de faire un reporting TRES efficace auprès de sa hiérarchie, sans mail, sans recherche d'infos et.. en ligne !

L'idée est simple (comme d'habitude;) : stocker tous les documents du projet sur internet (=dans le cloud pour les intimes), et disposer des liens vers ces documents sur un site internet unique. Ainsi vous n'aurez qu'à vous connecter à un seul site pour avoir accès à tous les documents, classés comme bon vous semble sur des pages web. Vous avez en quelque sorte mis une sur-couche (le site) sur vos dossiers, grâce à de simple liens. Voici un schéma de la solution :


Ok, mais concrètement ça marche comment ce truc ?

Pour se faire nous avons utilisé toute la technologie Google à notre disposition gratuitement. Pour cela il faut disposer d'une adresse gmail. Si vous n'en avez pas, ne désespérez pas il y a sûrement moyen de faire autrement, mais je vais me focaliser sur la Google ici.
Pour commencer nous allons faire un tour sur Google drive, le système qui va nous permettre de stocker les documents de notre projet.
Google drive est une application disponible en ligne (via votre navigateur) vous permettant de:

  1. créer des documents
  2. de les éditer collaborativement 
  3. de les stocker 
  4. et de les partager
Je ne vais pas me lancer dans une démo et de plus ample explications de google Drive, vous trouverez tout en ligne. Ce qui nous intéresse, c'est le "partager".
En effet dans "partager" il y a beaucoup de choses et notamment "diffuser le lien du document". Cela signifie que tout, je dis bien tout, ce qui est sur votre drive est associé à un lien que vous êtes libre de diffuser en ligne.

C'est sur ce point fondamental que nous nous appuyons - puisque qu'il s'agit justement des liens des documents que nous allons publier sur notre site internet, de sorte que le rapporteur du projet n'ait plus qu'à cliquer dessus pour aller vers votre document.

De cette manière, dès que vous éditez un document et que vous souhaitez l'inscire dans votre projet, il vous suffit de le mettre quelque part sur l'une des pages de votre google site, ou sur votre blog.

Exemple

  1. Je crée un compte rendu de réunion dans un dossier partagé avec toute l'équipe projet sur mon google drive - et j'en récupère le lien.
  2. Je vais sur mon google site / Blog de projet, à la rubrique "comptes rendus de réunions" et je clique sur "éditer". Dans la liste des liens pointant vers les autres comptes rendus, je rajoute le lien vers le dernier document que je viens de créer.
  3. Votre rapporteur, votre équipe et vous-même pouvez à tout moment accéder au dernier compte rendu et à tous les précédents, en un seul clic sur l'onglet "comtpes rendus"

Et voilà, vous maitrisez parfaitement le travail collaboratif et le reporting ! N'hésitez pas à laisser un commentaire !